Mobile Application for Event Organizer to Manage there Event -
splash-party-tiket-com

Splash Party tiket.com, 500 peserta checkin hanya 30 menit

Pada pertengahan tahun 2019, tiket.com menyelenggarakan kegiatan atau eventSplash Party yang kali ini dilaksanakan di Pulau Dewata Bali dan diikuti oleh 500 karyawan lebihtiket.com. Kegiatan ini salah satunya bertujuan untuk menjalin kerjasama antar karyawan agar setelahkembali bekerja lebih fresh kembali.

Beberapa agenda dilaksanakan pada event yang dilaksanakan selama 3 hari ini,salah satunya yaitu kegiatan pelepasan tukik atau anak penyu ke laut lepas, hal ini mengingatkan kitasemua untuk bisa lebih menjaga laut kita dan juga menjaga ekosistem penyu agar tidak punah.

Tak seru jika kegiatan ini tidak dilengkapi dengan outbond, kali ini outbonddilaksanakan di bibir pantai kuta untuk memupuk rasa kerjasama.

Selama kegiatan berlangsung seluruh peserta diwajibkanuntukdownload dan menggunakan apps Eventy agar dapat melihat danmemantau seluruh kegiatanmulai dari rundown Event, dokumentasipenyelenggara, hingga dapat memberikanfeedback selama mengikuti event tersebut.

Hal menarik dari penggunaan apps eventy ini dapat digunakan sebagaitool untukcheckin ke berbagaikegiatan selama event berlangsung, tanpa antri dan tanparibet. Tinggal tunjukkanQR Code yang ada di apps Eventy, kurang dari 3 detiklangsung bisa mengikuti kegiatan demi kegiatan sesuai rundown acara.

Bagaimanapun juga siapapun pasti boring dan bosan ketika hadirdalam sebuah kegiatan atau acara atau event tertentu dan harus antri untuk hanya sekedarmenunjukkan diri bahwa diri kita benar-benar hadir dalam event tersebut. Yang membuat makin boringadalah ketika antri nya panjang dan menghabiskan waktu lebih dari 1 menit, yang harusnya bisa digunakanuntuk menikmati acara justru habis hanya untuk checkin kehadiran event di meja kehadiran.

Dari sisi penyelenggara hal yang membuat repot adalah ketika terjadiperubahanrundown acara secaramendadak maka hal yang dilakukan harus memberikan informasi secaramanual ke seluruh peserta, jika pesertanya hanya 10 orang mungkin tidak jadi kendala, namun jikapesertanya mencapai 500 bahkan lebih maka hal ini akan lebih membuat repot panitia.

Beberapa permasalahan lain terkait pelaksanaan eventyaitu :

  • Proses registrasi event yang memerlukan waktu lama (lebih dari 5 menit)
  • Proses checkin kehadiran event masih manual (kertas) dan memerlukan waktu lama (lebih dari 5menit)
  • Peserta tidak bisa mendapatkan dokumentasi selama event secara realtime (nunggu hingga 1 minggu)
  • Informasi perubahan rundown acara tidak dapat di informasikan ke peserta secara realtime (butuhwaktu kurang lebih 30 menit)

Beberapa benefit yang didapatkan selama menggunakan mobile apps Eventy untukEvent tiket.com yaitu :

  • Proses registrasi lebih cepat, kurang dari 1 menit
  • Proses checkin untuk masuk ke setiap kegiatan lebih cepat, kurang dari 10 detik
  • Penyelenggara dapat upload seluruh dokumentasi event dan langsung dapat diunduh olehpeserta secara realtime
  • Peserta dapat memberikan feedback bagaimana penyelenggaraan event tersebut
  • Penyelenggara dapat memantau tingkat kehadiran / partisipasi peserta dari kegiatan demikegiatan secara realtime

Cerita sukses mereka

danamaon-slc-2018

Bagaimana Danamon SLC 2018 Mengelola Peserta Mereka Dengan Mudah

Danamon SLC 2019 berbeda dengan SLC lain beberapa tahun sebelumnya. Karena pada tahun ini, mereka memiliki program lain dan gimmick untuk diterapkan dalam Event ini. San Francisco memiliki beberapa koki terbaik di dunia, restoran paling terkenal, dan populasi yang cerdas, pencinta makanan yang menyukai makanan lezat saat berada di luar kota. Tetapi San Franciscan tidak hanya ingin makan dan minum dalam suasana restoran yang khas. Itulah sebabnya lebih dari 8.000 pecinta kuliner memadati Fort Mason pada bulan Agustus ketika Asosiasi Restoran Golden Gate mengadakan festival Eat Drink SF tahunannya, tiga hari Event lezat yang menampilkan bakat kuliner kelas dunia dari Bay Area. Pada tahun kesepuluh, Eat Drink SF masih populer - tetapi persaingan di ruang pameran makanan dan minuman memanas. "Kami bertekad untuk mempertahankan posisi kami sebagai Event utama bagi pengunjung restoran dan koki top di Bay Area," kata Yuliya Patsay, direktur pemasaran asosiasi. "Tapi tidak ada cukup jam dalam sehari untuk melakukan apa yang harus dilakukan." Tantangannya: Tetap unggul dalam persaingan dengan sumber daya pemasaran yang terbatas SF adalah Event terpenting yang dihadapi pelanggan asosiasi restoran tahun ini. Itu harus sukses. Tetapi asosiasi memiliki tim pemasaran yang sangat kecil yang tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengumpulkan dan menggunakan data yang penting tentang urusan pelanggan. "Kami tahu kami perlu mengeksploitasi saluran baru, dan kreatif kompilasi kami mendukung untuk lebih banyak pengunjung yang datang ke Event," kata Patsay. Namun, tidak ada waktu untuk melakukan pekerjaan ini secara manual. Penting, mereka butuh mitra manajemen Event yang menawarkan alat pemasaran yang kuat agar mereka bisa tetap terdepan dalam persaingan. Dalam upaya tim untuk mengubah festival mereka dengan pecinta kuliner, mereka beralih ke tiga kampanye utama: • Bermitra dengan para pakar Event untuk meningkatkan strategi pemasaran mereka • Jangkau audiens yang lebih besar di bidang sosial • Mempermudah peserta untuk membeli tiket Bermitra dengan para ahli untuk meningkatkan strategi pemasaran mereka Tim Eat Drink SF tahu bahwa mereka perlu mengambil langkah mundur untuk menilai strategi pemasaran mereka saat ini secara keseluruhan. Tetapi dalam krisis waktu, tim tidak dapat memprioritaskan pekerjaan itu. Itu sebabnya Patsay beralih ke tim Layanan Pemasaran Eventbrite. Tim ini menggunakan data pelanggan Eat Drink SF untuk mengaudit taktik pemasaran mereka saat ini dan memberikan wawasan audiens yang mendalam. Selain layanan konsultasi ini, tim layanan pemasaran juga mengelola pelaksanaan taktis pengiriman email, undian, posting sosial, dan daftar editorial.

manulife-indonesia

Registrasi Event Manulife Agency Kick Off 2018 Dikelola dengan Platform Digital

Seringkali dalam pengelolaan suatu event di dalam bisnis hiburan khususnya sistem registrasi terkendala dengan beberapa kesulitan. Beberapa kesulitan itu diantaranya kesulitan mengelola registrasi peserta, kesulitan mengelola proses check in karena antrean panjang dan sulit mengidentifikasi kehadiran peserta secara real-time. Kesulitan-kesulitan itu dapat dialami beberapa pihak baik penyelenggara event ataupun event organizer. Pada tahun 2018, Manulife sebagai salah satu insurance agency di Indonesia menyelenggarakan event Manulife Agency Kick Off 2018 di Jakarta. Di dalam Event tersebut, peserta wajib melakukan registrasi dengan menunjukkan QR code masing-masing sebelum masuk ke dalam venue. Hal ini dilakukan sebagai cara Manulife sebagai penyelenggara Event untuk dapat mengelola Event dengan baik yaitu dengan registrasi yang berbasis digital. Istilah digital itu sendiri digunakan untuk menggambarkan teknologi digital yang sekarang ini melaku pesar seperti jaringan internet, khususnya teknologi komputer. Pengaplikasian sistem digital ini praktis digunakan oleh semua golongan, termasuk penyelenggara event. Ekspansi platform digital dalam pengelolaan event dan hiburan kini membuahkan hasil dengan system registrasi digital menggunakan barcode system. Kemampuan digital yang dinilai lebih memudahkan peserta event dalam menerima informasi dengan cepat dan menjadi alasan dari penggunaan jaringan internet yang begitu pesat. Event registration system barcode yang ada di event Manulife Agency Kick Off 2018 adalah sebuah sistem yang bisa mencatat dan juga melakukan verifikasi terhadap undangan yang datang menghadiri suatu Event. Proses event registration system barcode menggunakan teknologi barcode atau kode batang sehingga terjamin keamanan dan tingkat keabsahan undangan tersebut, karena menggunakan barcode maka kecil kemungkinan barcode tersebut dipalsukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Registration system barcode di event Menulife Agency Kick Off 2018 ini berbasis website based, dimana peserta hanya menuju ke link atau situs tertentu untuk mendapatkan barcode atau kode batang masing-masing. Website based dipilih karena penggunaan nya lebih mudah dibandingkan dengan aplikasi mobile. Golongan usia berapapun dapat menggunakan system yang berbasis website based tanpa harus melakukan proses instalasi aplikasi. Penggunaan website based juga dapat dilakukan baik menggunakan laptop ataupun di mobile karena bersifat responsive (mengikuti ukuran layar). Penggunaan yang mudah dengan proses scanning yang kurang dari 1 menit membuat acara yang dihadiri kurang lebih 800 peserta tersebut berjalan dengan lancar.

pertamina-energy-forum-2018

PEF 2018 Event, Registrasi dan Konfirmasi Kehadiran Peserta Cukup 2 Menit melalui Website

Pertamina Energy Forum (PEF 2018) adalah salah satu forum energi terbesar di Indonesia yang dipersembahkan oleh Perusahaan Energi Nasional Indonesia, Pertamina. Event tahunan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran publik dan menggugah diskusi di seluruh bidang energi, baik lokal maupun global. Dilaksanakan sebagai bagian dari peringatan ulang tahun Pertamina ke-61, PEF 2018 mengangkat tema “Unleashing Domestic Resources for Energy Security”. PEF 2018 mempertemukan para pemimpin bisnis utama, pejabat tinggi pemerintah dan para pakar terkemuka untuk berbagi ide dan perspektif terbaru mereka tentang tema yang diangkat. Event conference tahunan ini telah sukses menyatukan lebih dari 1.000 peserta termasuk para ahli, akademisi, pemerintah, dan profesional dari seluruh dunia. Tentu saja, meng-handle ratusan bahkan ribuan peserta dari berbagai negara tidak mudah. Terlebih event ini ada sistem “quota” yang harus selalu up to date untuk peserta public/non undangan. Nah, berbicara tentang tipe peserta, ada 2 macam peserta di event ini, yaitu: peserta undangan dan peserta non undangan. Peserta undangan ini adalah peserta yang secara resmi diundang oleh pihak Pertamina, sedangkan peserta non undangan adalah peserta public/akademisi/pakar yang harus mendaftar dahulu melalui website registrasi pertamina PTC, selama quota masih ada. Kemudahan handle peserta PEF 2018 ini sangat dirasakan para panitia. Adanya website yang terintegrasi dengan Backoffice, panitia bisa update dan track jumlah peserta register kapanpun dan dimanapun secara realtime. Melakukan reminder kepada peserta yang belum melakukan konfirmasi kehadiran dan menentukan keputusan penting lainnya.

Jadi tunggu apa lagi?

Dapatkan support event terbaikmu bersama kami

Request Demo